1. Einleitung

Mit den Marken Rügen Exklusiv und Baltivo Usedom betreiben wir ein umfassendes Dienstleistungsangebot im Bereich der Ferienvermietung, Hausverwaltung und Gästebetreuung. Im Rahmen dieser Tätigkeiten verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Gäste, Eigentümer, Dienstleistungspartner sowie der Nutzer unserer Onlineangebote. Der Schutz dieser Daten ist für uns ein wesentlicher Bestandteil eines verantwortungsvollen und transparenten Geschäftsbetriebs.

Die nachfolgenden Hinweise erläutern, welche Daten wir in welchem Umfang erheben, zu welchen Zwecken wir sie nutzen, wie lange wir sie aufbewahren und welche Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer Daten haben. Die Erklärung gilt für alle unsere Websites, unsere Social-Media-Präsenzen, sämtliche Buchungskanäle, für schriftliche und elektronische Kommunikation sowie für alle internen und externen Abläufe, die direkt oder indirekt mit dem Vermietungsprozess verbunden sind.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Dirk Martin Köpcke
Einzelunternehmen
handelnd unter den Marken Rügen Exklusiv und Baltivo Usedom
Dünenstraße 34c
18609 Ostseebad Binz
Telefon: 0151 68448502 (Rügen Exklusiv) / 0151 11689368 (Baltivo Usedom)
E-Mail: urlaub@ruegen-exklusiv.com / urlaub@baltivo-usedom.de

3. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Buchung und Gästeverwaltung

Eine Ferienbuchung erfordert die Verarbeitung verschiedener personenbezogener Informationen, die wir von Buchungsportalen, unserer eigenen Website oder direkt vom Gast erhalten. Hierzu gehören insbesondere der Name des Hauptbuchers, der Reisezeitraum, die Anzahl der reisenden Personen, die Buchungsnummer, der Unterkunftstyp, die Übernachtungsdauer sowie der vom Portal übermittelte Preis.

Wir erhalten je nach Buchungsquelle ausschließlich die für die Durchführung der Buchung erforderlichen Daten. Buchungsportale wie Booking.com, Airbnb, Fewo-direkt oder das Destination-Solutions-Netzwerk (DS) bleiben hierbei eigenständige Verantwortliche. Wir verarbeiten die Daten, um die Buchung zu verwalten, den Aufenthalt vorzubereiten, die gesetzliche Meldepflicht zu erfüllen und eine transparente Abrechnung gegenüber Eigentümern und dem Steuerberater sicherzustellen.

Die notwendigen Informationen werden ausschließlich in dem Umfang weitergegeben, der zur ordnungsgemäßen Durchführung des Aufenthaltes erforderlich ist. Eigentümer erhalten beispielsweise nicht die vollständigen Kontaktdaten eines Gastes, sondern nur die Buchungsdaten, die sie für Kontrolle und Abrechnung benötigen (z. B. Name in gekürzter Form, Reisezeitraum, Anzahl der Personen und Buchungskanal). Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

4. Meldescheinpflicht nach Bundesmeldegesetz

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Bundesmeldegesetzes sind wir verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten unserer Gäste zu erfassen. Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, An- und Abreisedatum sowie die Zahl der Mitreisenden.

Bei einer persönlichen Anreise wird ein Meldeschein in Papierform erstellt, der maximal ein Jahr aufbewahrt und anschließend vernichtet wird. Bei digitaler Erfassung werden die Daten über das AVS-Meldesystem an die zuständige Kurverwaltung übermittelt. Die Kurverwaltungen (u. a. Binz, Göhren, Sellin, Breege, Trassenheide) verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung und speichern diese entsprechend ihrer kommunalrechtlichen Vorgaben.

Nach dem Check-out haben wir keinen Zugriff mehr auf diese personenbezogenen Meldedaten. Für steuerliche Zwecke steht uns lediglich ein Journal (Meldescheinnummer, erhobene Kurabgabe) zur Verfügung. Dieses Journal enthält keine personenbezogenen Informationen und dient ausschließlich der buchhalterischen Dokumentation.

5. Zusammenarbeit mit Eigentümern, Reinigungsunternehmen und Dienstleistern

Um einen reibungslosen Aufenthalt zu gewährleisten, geben wir in begrenztem Umfang Daten an externe Dienstleister weiter, sofern dies erforderlich ist.

Reinigungsunternehmen erhalten beispielsweise Informationen über den Reisezeitraum, die Personenanzahl, das Objekt und den Namen des Hauptbuchers in gekürzter Form. Die Weitergabe erfolgt, um planmäßige Zwischen- und Endreinigungen sicherzustellen.

Handwerker oder Hausmeister erhalten nur die Daten, die zur Beseitigung eines Schadens notwendig sind. Die Telefonnummer des Gastes wird ausschließlich dann übermittelt, wenn der Gast ausdrücklich zugestimmt hat und eine direkte Abstimmung unvermeidbar ist.

Der Steuerberater erhält – entsprechend seiner gesetzlichen Aufgaben – alle zur Finanz- und Steuerbuchhaltung erforderlichen Daten, insbesondere Buchungsübersichten, Zahlungsverläufe, Rechnungsdaten und die Journalabrechnungen der Kurverwaltungen.

Alle Dienstleister sind durch vertragliche Vereinbarungen oder gesetzliche Vorgaben zur vertraulichen und zweckgebundenen Verarbeitung verpflichtet.

6. Zahlungsabwicklung

Je nach Unterkunft und Buchungskanal erfolgt die Zahlung per Überweisung, über Stripe oder über ein Buchungsportal.

Bei Überweisungen verarbeiten wir die üblichen Bankdaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber). Diese Daten werden ausschließlich zur Zahlungszuordnung und steuerrechtlichen Dokumentation verwendet.

Bei Stripe-Zahlungen werden die notwendigen Zahlungsinformationen durch Stripe Payments Europe Ltd. verarbeitet. Wir erhalten lediglich die Transaktionskennung sowie Statusinformationen. Kreditkartendaten werden durch uns nicht gespeichert, sondern ausschließlich innerhalb der Stripe-Infrastruktur verarbeitet.

7. Technische Datenverarbeitung beim Besuch unserer Websites

Unsere Websites werden über die Server der 1&1 IONOS SE betrieben. Beim Aufruf unserer Seiten fallen automatisch technische Zugriffsdaten an, die in Server-Logfiles gespeichert werden. Dazu zählen die anonymisierte IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zeitpunkt des Seitenaufrufs sowie gerätespezifische Informationen.

Diese Daten dienen ausschließlich der Gewährleistung der technischen Sicherheit, der Missbrauchsprävention und der Stabilität unserer Onlineangebote.

Zur statistischen Auswertung nutzen wir das von IONOS bereitgestellte WebAnalytics, das ohne Cookies arbeitet und IP-Adressen ausschließlich anonymisiert erfasst.

Darüber hinaus setzen wir Google Site Kit ein, das verschiedene Google-Dienste wie Google Analytics oder die Search Console integrieren kann. Google Analytics erfasst anonyme Nutzungsdaten, technische Parameter und Ereignisdaten, um die Nutzung unserer Website zu analysieren. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung, die über das Cookie-Banner eingeholt wird.

8. Eingebundene Dienste (Google Maps, Instagram-Feed)

Um die Darstellung von Standorten und Eindrücken zu ermöglichen, binden wir Google Maps und Instagram-Feeds ein. Sobald ein Nutzer diese Inhalte lädt oder aktiv öffnet, können personenbezogene Daten wie IP-Adresse, technische Browserdaten und Zeitstempel an Google bzw. Meta übertragen werden.

Die Nutzung dieser Dienste erfolgt ausschließlich nach Einwilligung über das Cookie-Banner. Ohne Zustimmung werden keine externen Inhalte geladen.

9. Kommunikation per E-Mail, Telefon oder WhatsApp

Wir verarbeiten die Inhalte sämtlicher Anfragen, die uns per Telefon, E-Mail oder WhatsApp erreichen, ausschließlich zur Bearbeitung des Anliegens. Nachrichten über WhatsApp Business werden durch Meta verarbeitet; auf diese Verarbeitung haben wir keinen direkten Einfluss. Wir speichern Inhalte nur in dem Umfang, der zur Durchführung der Vermietungsdienstleistung erforderlich ist.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes notwendig sind oder gesetzliche Pflichten es erfordern. Buchungs- und Zahlungsdaten unterliegen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Meldescheine werden maximal ein Jahr aufbewahrt.

Buchungsdaten im Channelmanager (DS) werden entsprechend den technischen Vorgaben des Systems gespeichert; eine automatische Löschung erfolgt dort nicht. Kommunikationsinhalte werden nach Erforderlichkeit bewertet und regelmäßig bereinigt.

11. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an die oben genannten E-Mail-Adressen gerichtet werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der Landesdatenschutzbehörde Mecklenburg-Vorpommern.

12. Aktualisierungen

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert, sobald gesetzliche Änderungen oder neue technische Prozesse dies erforderlich machen. Wir empfehlen, die Erklärung in regelmäßigen Abständen einzusehen.

Stand: 25.11.2025